アクロホールディングス

今回のユーザー様は、全国の教育機関等に向け、地図帳や地理の教科書を出版しています。全国各地に取引先があるため、日々様々な伝票が発生します。それにもかかわらず、経理部門では日々発生する多数の伝票を手書きで処理していました。しかし、手書き運用には限界があります。手書き故のミスや手間は避けられず、スタッフの方々の業務負荷が高くなっていました。
ユーザー様の希望は、これらの経理伝票をペーパーレス化し業務負荷を減らしたい、なおかつ会計との連携をシステム上で行いたいというもの。しかもなるべく早く新しいワークフローを構築して欲しいとのことでした。

実はユーザー様では、１年ほど前に、経理〜会計の連携システムを構築すべく某ワークフローパッケージを導入していました。しかし、導入後にそのパッケージだけでは必要な要件を満たすことができないことが発覚します。経理上、帳票の照合、経理部門でのチェックの可視化が必須なのですが、帳票は多岐にわたり、経理と会計を連携させて運用することは導入したパッケージでは不可能でした。どうすることもできないまま日々の業務に追われ、伝票のシステム化は放置状態に。その状況を打破すべくご相談を受けました。

ユーザー様のご希望は、すでに導入済みのワークフローパッケージを利用してのシステム構築です。そこで、ご依頼をいただいてから最初に行ったことは、業務フローを徹底的に整理することでした。１年前と同じ間違いを犯さないためにも、業務フローの確認に重点を置き、そのうえで技術的なシステム開発につなげることに注力しました。

その結果、ワークフローパッケージを経理で運用しつつ、会計システムと繋ぐためのシステムをスクラッチを用いて構築することに成功しました。ワークフローパッケージでは紙の伝票に近いインターフェースで伝票を起票・作成します。それらを新しく構築したシステムでチェックし、会計システムへ繋ぐことで、データを一元的に管理できるようになりました。
ユーザー様からは、導入済みワークフローパッケージが活用できるようになったこと、社内のペーパーレス化が劇的に進行したことを喜んでいただきました。加えて、経理部門が手書きで集計していたデータをシステム上で管理できるようになり、その点でも評価していただきました。
また、経理部門での効率化が成功したことを受けて、他部門からのご依頼を追加でいただくことができました。このようにユーザー様からの高い評価が、結果的に次の仕事へ繋げることができました。